5 Cách lựa chọn giấy in văn phòng tiết kiệm 2025

Chọn giấy in văn phòng theo xuất xứ, công nghệ thay vì giá và nhãn hiệu

Trong môi trường văn phòng, các loại giấy in được sử dụng khá đa dạng tùy theo mục đích và thiết bị. Phổ biến nhất là giấy Ford – loại giấy trắng trơn chuyên dùng cho máy photocopy, máy in laser hoặc in phun, thích hợp in tài liệu và biểu mẫu hành chính. Ngoài ra, giấy in nhiệt thường dùng trong cửa hàng, bộ phận kế toán để in hóa đơn và phiếu thanh toán mà không cần mực. Với các doanh nghiệp còn dùng máy in kim, giấy liên tục NCR giúp in nhiều liên hóa đơn cùng lúc mà không cần giấy than.

Ngoài ra, văn phòng còn hay dùng giấy ảnh hoặc giấy in phun khi cần in ấn tài liệu màu, hình ảnh, tờ rơi hay brochure; trong khi giấy Couche, Bristol hoặc Ivory lại phù hợp với các ấn phẩm cao cấp như bìa hồ sơ, catalogue hoặc name card. Một số nơi còn dùng giấy Kraft để in nhãn mác, bao gói sản phẩm, hoặc giấy ghi chú để ghi nhanh công việc hàng ngày.

Nhìn chung, mỗi loại giấy in văn phòng đều có đặc điểm riêng, được lựa chọn tùy theo nhu cầu sử dụng và tính chuyên nghiệp của từng doanh nghiệp. Trong phạm vi bài viết này, Miuki tập trung chia sẻ về giấy Ford – vật tư văn phòng phẩm quen thuộc, phục vụ các công việc hàng ngày như in hợp đồng, báo cáo, biểu mẫu, bản vẽ hay tài liệu lưu trữ.

Đây là nhóm giấy phổ biến nhất trong văn phòng, với các sản phẩm tiêu biểu như Giấy Double A A4 70gsm hoặc Giấy in Excel A4 70gsm giá rẻ. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ các tiêu chí chọn giấy in phù hợp, từ khổ giấy, định lượng đến thương hiệu uy tín.

a. So sánh tổng quan các nhãn hiệu phổ biến

Đầu tiên mình làm một bảng so sánh một số tiêu chí chất lượng của một vài nhãn hiệu giấy in văn phòng điển hình sau, số liệu dựa trên đánh giá của khách hàng và cũng như nhận định của Miuki trong quá trình sử dụng cho đến hiện tại (văn phòng của mình có dùng các loại máy photocopy công nghiệp cho đến máy in nhỏ để bàn và kể cả máy in phun cho nên có thể đánh giá được một cách tương đối).

Qua bảng so sánh trên, bạn có thể dễ dàng hình dung tổng quan về chất lượng của từng dòng giấy in văn phòng đang phổ biến lưu hành tại Việt Nam. Trong đó, Giấy Double A được đánh giá là dòng giấy cao cấp nhất, nổi bật với độ bền và bề mặt láng mịn, phù hợp cho những doanh nghiệp cần bản in sắc nét, chuyên nghiệp. Kế đến là Giấy IK Plus, thuộc phân khúc tầm trung nhưng vẫn rất được ưa chuộng nhờ độ trắng sáng và khả năng in ấn ổn định, mang lại hiệu quả cao cho môi trường văn phòng.

Ở phân khúc giá rẻ hơn, Giấy in Excel và Giấy Bãi Bằng là lựa chọn kinh tế, đáp ứng nhu cầu in ấn cơ bản hàng ngày, thích hợp cho các đơn vị thường xuyên sử dụng giấy in văn phòng nhưng cần tối ưu chi phí. Tuy nhiên, thị trường hiện nay có quá nhiều nhãn hiệu giấy in khiến người tiêu dùng, đặc biệt là những người mới, gặp khó khăn trong việc lựa chọn sản phẩm phù hợp. Chẳng hạn mình có thể liệt kê một danh sách tổng hợp các nhãn hiệu giấy in văn phòng như sau:

Nếu bạn là người mới, chắc hẳn sẽ bối rối không biết nên chọn nhãn hiệu nào trong danh sách trên. Điều này thật sự không dễ dàng! Chính vì thế, việc có một người có kinh nghiệm tư vấn là vô cùng cần thiết. Và đó cũng là lý do Miuki tiếp tục chia sẻ cho bạn những gợi ý chi tiết ngay bên dưới, hãy cùng theo dõi nhé.

b. Quan tâm nhiều hơn đến xuất xứ

Trong bối cảnh thị trường giấy in văn phòng ngày càng đa dạng, xuất xứ của sản phẩm trở thành yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. Mỗi quốc gia có công nghệ sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng và quy trình quản lý khác nhau, từ đó tạo ra sự chênh lệch về độ bền, độ trắng, độ mịn cũng như giá thành.

Việc tìm hiểu rõ xuất xứ không chỉ giúp doanh nghiệp và mọi người lựa chọn được loại giấy phù hợp với nhu cầu in ấn, mà còn góp phần đảm bảo hiệu quả sử dụng lâu dài và hình ảnh chuyên nghiệp trong từng tài liệu. Miuki có thể thống kê lại để giúp các bạn dễ nhớ hơn:

Vậy việc lập bảng thống kê trên có ý nghĩa gì? Chính là giúp bạn dễ dàng nhận ra đâu là nguồn giấy đến từ quốc gia có công nghệ sản xuất vượt trội hơn, từ đó cân nhắc lựa chọn phù hợp với nhu cầu sử dụng. Khi nắm rõ sự khác biệt này, bạn sẽ không chỉ nhìn vào giá cả mà còn đánh giá được chất lượng và giá trị lâu dài mà sản phẩm mang lại. Trong bảng trên có một nhãn hiệu mà các bạn cần chú ý đến xuất xứ của nó đó là giấy in Excel, vì sao?

Giấy in Excel vốn có nguồn gốc từ Indonesia, nhưng trên thị trường hiện nay phần ruột giấy lại đến từ nhiều nguồn khác nhau. Bao bì sản phẩm khá đơn giản, thường không có nhãn phụ (với hàng nhập khẩu) hoặc thiếu thông tin rõ ràng về thông số và địa chỉ sản xuất.

Bên cạnh đó, giá bán và chất lượng không đồng nhất giữa các lô hàng, nhà cung cấp, trong khi bao bì lại xuất hiện với nhiều mẫu mã, màu sắc khác nhau. Tất cả những yếu tố này khiến người tiêu dùng rơi vào “ma trận” giá cả và chất lượng, dẫn đến khó khăn trong việc lựa chọn cũng như khiếu nại khi cần thiết. Tệ hơn, người dùng thường chỉ để ý đến giá nhưng ít được tư vấn về số tờ, có nơi bán 400, 420, 450 hay excel 500 tờ trong một xấp.

Có trường hợp khách hàng mua giấy in excel với giá rẻ 400 tờ/ xấp vì nó vừa túi tiền của họ nhưng lại không cân nhắc kỹ giá trị của một tờ. Ví dụ: như dòng Giấy in Excel A4 70gsm 500 tờ – (xem chi tiết) có giá mua lẻ tại miukishop.com là 62,100đ/ xấp 500 tờ nhưng lại rẻ hơn nơi khác là 52,000/ xấp mà chỉ có 400 tờ. Để mình làm một phép tính nha:

– Trường hợp 1: khách mua 62,100đ/ xấp và có 500 tờ/ xấp, suy ra trị giá 124.2đ/ tờ

– Trường hợp 1: khách mua 52,000/ xấp và có 400 tờ, suy ra trị giá 130đ/ tờ

Nhiều khách hàng mua loại 52,000/ xấp tưởng là rẻ nhưng hóa ra lại đắt hơn. Các cửa hàng, đại lý, nhà sách nếu không tính kỹ thì cũng dễ mắc sai lầm khi nhập hàng về.

Vậy thì làm sao để kiểm tra được lúc nào thì 400 tờ/ xấp, 500 tờ/ xấp, nhà cung cấp thường lờ đi ít tư vấn rõ thông số này? Đó là đem đi cân nó và so sánh, muốn làm vậy bạn cần có một xấp giấy chuẩn của một nhãn hiệu uy tín, ví dụ lấy Giấy Double A A4 70gsm có cùng thông số làm vật mẫu để cân. Còn một cách khác nếu không có vật mẫu là sử dụng công cụ tính toán do Miuki phát triển đó là cách quy đổi định lượng của các loại giấy sang khối lượng – xem tại đây.

c. Sơ lược công nghệ sản xuất giấy in Ford văn phòng

Để hiểu rõ hơn trong phần này Miuki sẽ lấy ví dụ các loại giấy a4 để so sánh:

1. Công nghệ sản xuất giấy xuất xứ Thái Lan

Nổi bật với thương hiệu Double A, Supreme, Idea, Quality, giấy Thái Lan được đánh giá cao nhờ công nghệ sản xuất hiện đại và kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt. Nguyên liệu chủ yếu là bột gỗ từ rừng trồng bền vững (keo, bạch đàn) kết hợp với bột tái chế, quy trình nấu – tẩy trắng bằng chlorine dioxide, tạo ra giấy có độ trắng trên 95%, độ mịn và độ dai ổn định. Công nghệ máy giấy cuộn liên tục, ép – cán nhiều lần, bổ sung phụ gia cải thiện độ bền, giúp giấy tương thích với mọi dòng máy in và photocopy hiện đại.

Ví dụ sản phẩm điển hình: Giấy Double A A4 70gsm – xem chi tiết

Giấy Double A A4 70gsm có khổ A4 (210 × 297 mm) với định lượng 70 gsm. Độ trắng đạt khoảng 165 – 170 CIE, từ trắng sữa đến trắng sáng; độ dai / cứng đạt 3,2 – 3,5 kN/m, giúp giấy ít nhăn khi in tốc độ cao; độ mịn bề mặt khoảng 180 – 200 ml/min, phù hợp với các loại máy in laser, photocopy và in phun.

Mỗi ream gồm 500 tờ, đóng thùng 5 ream hoặc dây đai, phục vụ chủ yếu cho văn phòng, in ấn, photocopy và in inkjet. Sản phẩm xuất xứ Thái Lan, đạt tiêu chuẩn ISO 9001, chứng nhận FSC bền vững và được kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt.

2. Công nghệ sản xuất giấy in văn phòng xuất xứ Indonesia

Các thương hiệu như IK Plus, PaperOne nổi bật với ưu thế nguyên liệu rừng trồng rộng lớn, áp dụng công nghệ sản xuất tương tự Thái Lan nhưng thiên về tối ưu chi phí. Giấy Indonesia có độ trắng khoảng 92–94%, bề mặt mịn vừa phải, độ dai tốt, phù hợp cho nhu cầu in ấn văn phòng phổ thông với giá cạnh tranh hơn.

Ví dụ sản phẩm điển hình: Giấy IK Plus A4 70gsm – xem chi tiết

Giấy IK Plus A4 70gsm có khổ A4 (210 × 297 mm) với định lượng 70 gsm. Độ trắng đạt khoảng 160 – 165 CIE, từ trắng sáng đến trắng sữa; độ dai / cứng khoảng 3,0 – 3,3 kN/m, giúp giấy bền và ít nhăn khi in tốc độ cao; độ mịn bề mặt khoảng 175 – 195 ml/min, thích hợp cho các loại máy in laser, photocopy và in phun.

Mỗi ream gồm 500 tờ, đóng thùng 5 ream hoặc dây đai, phục vụ cho nhu cầu văn phòng, in ấn, photocopy và in inkjet. Sản phẩm xuất xứ Indonesia, đạt tiêu chuẩn ISO 9001, kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và thân thiện với môi trường.

3. Công nghệ sản xuất giấy in văn phòng xuất xứ Trung Quốc

Giấy in Trung Quốc (tiêu biểu như Deli, King A4, JK Copier) thường kết hợp nguyên liệu gỗ rừng trồng và bột tái chế, quy trình sản xuất chú trọng công suất lớn. Giấy có độ trắng trung bình 88–92%, bề mặt mịn vừa, độ dai chưa bằng Thái Lan hay Indonesia nhưng đáp ứng nhu cầu in số lượng lớn với giá rẻ, phù hợp phân khúc bình dân.

Ví dụ sản phẩm điển hình: Giấy in Deli A4 70gsm

Giấy Deli A4 70gsm có khổ A4 (210 × 297 mm) với định lượng 70 gsm. Độ trắng đạt khoảng 155 – 160 CIE, trắng sáng tự nhiên; độ dai / cứng khoảng 2,8 – 3,1 kN/m, giúp giấy bền và ít nhăn khi in tốc độ vừa phải; độ mịn bề mặt khoảng 170 – 190 ml/min, phù hợp với các loại máy in laser, photocopy và in phun.

Mỗi ream gồm 500 tờ, đóng thùng 5 ream hoặc dây đai, phục vụ chủ yếu cho nhu cầu văn phòng, in ấn và photocopy cơ bản. Sản phẩm xuất xứ Trung Quốc, được kiểm soát chất lượng cơ bản theo tiêu chuẩn ISO 9001 và tuân thủ các quy định về môi trường.

4. Công nghệ sản xuất giấy in văn phòng xuất xứ Việt Nam

Một số thương hiệu nội địa như Bãi Bằng, Excel,…. sử dụng nguyên liệu bột gỗ từ rừng trồng trong nước và bột tái chế. Công nghệ sản xuất còn hạn chế so với khu vực, nên giấy có độ trắng khoảng 86–90%, độ mịn chưa đồng đều. Tuy nhiên, ưu thế là giá thành rẻ, dễ tiếp cận và phù hợp với nhu cầu in ấn nội bộ, tài liệu lưu hành trong nước.

Như đã đề cập bên trên, giấy in excel hiện nay có nguồn gốc xuất xứ khác nhau mặc dù trước đây chúng thuộc Indonesia. Miuki khuyến cáo bạn nên dùng sản phẩm giấy Excel An Hòa để đảm bảo sự ổn định ở phân khúc giá rẻ, cần “chọn mặt gửi vàng” nhằm tránh xa những nguồn giấy kém chất lượng. Một số nhà phân phối có thể nhập khẩu về những cuộn giấy lớn sau đó sẻ nhỏ ra các khổ, song cần phải có bao bì chứa thông tin rõ ràng để tạo niềm tin cho người tiêu dùng.

Ví dụ sản phẩm điển hình: Giấy in Excel A4 70gsm – xem chi tiết

Giấy in Excel A4 70gsm có khổ A4 (210 × 297 mm) với định lượng 70 gsm. Độ trắng đạt khoảng $90\%\pm 2\%$, trắng sáng, phù hợp cho in văn phòng; độ dai / cứng khoảng 2,9 – 3,2 kN/m, giúp giấy ít nhăn khi in tốc độ vừa phải; độ mịn bề mặt khoảng 175 – 190 ml/min, thích hợp cho các loại máy in laser, photocopy và in phun.

Mỗi ream gồm 500 tờ, đóng thùng 5 ream hoặc dây đai, phục vụ cho nhu cầu văn phòng, in ấn, photocopy và in inkjet cơ bản. Sản phẩm xuất xứ Việt Nam, đạt tiêu chuẩn ISO 9001, được kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và thân thiện với môi trường.

Bảng so sánh tương đối các tiêu chí về chất lượng, công nghệ sản xuất giấy in văn phòng:

Bảng so sánh thông số các loại giấy in văn phòng điển hình:

Có thể thấy chất lượng giấy in văn phòng hiện nay đứng đầu là các sản phẩm xuất xứ Thái Lan, tiếp theo là Indonesia, Trung Quốc và Việt Nam. Mức giá của các sản phẩm cũng phản ánh đúng thứ tự chất lượng này khi so sánh các sản phẩm cùng tính chất và thông số. Vì vậy, khi nhìn vào bảng báo giá từ nhà cung cấp, bạn sẽ không còn phải băn khoăn về giá cả, bởi đã nắm rõ chất lượng sản phẩm.

5. Giấy bìa màu – loại giấy dùng làm bìa tài liệu

Thông thường, các loại giấy bìa màu A4 hiện nay có xuất xứ chủ yếu từ Thái Lan và Indonesia. Phần lớn chúng được sản xuất từ giấy Ford hay nôm na là giấu fo màu, loại giấy phổ biến dùng để in hoặc làm bìa tài liệu, tuy không quá quan trọng về nội dung in ấn nhưng lại đóng vai trò lớn trong việc tạo nên sự đồng bộ và chuyên nghiệp cho hồ sơ. Thông thường chúng có 2 định lượng phổ biến là 160 gsm và 180 gsm và như nội dung phân tích về xuất xứ trên thì bạn nên ưu tiên dùng giấy Thái, Indonesia.

Giấy bìa màu là vật tư văn phòng phổ biến, thường dùng làm bìa hồ sơ, bìa trình ký hoặc in tiêu đề trang đầu. Vì chỉ thể hiện ít nội dung, nên các yếu tố như độ mịn, độ trắng hay độ cứng không quá quan trọng. Điều bạn cần chú ý nhất khi chọn giấy bìa màu chính là màu sắc và độ đồng nhất. Một bộ hồ sơ gồm 10 cuốn bìa xanh dương nhưng có 1 cuốn nhạt hơn sẽ khiến tổng thể kém chuyên nghiệp.

Trên thị trường hiện có nhiều tên gọi khác nhau như giấy A4 màu cứng, giấy bìa thơm (bìa Thái có vân), giấy bìa Thái trơn, cùng vô số tông màu phong phú như xanh dương đậm, xanh dương nhạt, vàng, hồng, xanh lá cây… Mỗi loại phù hợp với những nhu cầu trình bày khác nhau trong văn phòng, trường học hay dự án.

Trong thời gian tới, Miuki sẽ có bài viết phân tích chi tiết hơn về các loại giấy bìa Thái, đặc điểm nhận biết và cách chọn màu phù hợp cho từng mục đích sử dụng.

Như vậy, kết luận cho cách chọn giấy in văn phòng này là khuyến cáo các bạn không nên chỉ nhìn vào giá, nhãn hiệu mà nên tìm hiểu xuất xứ của chúng. Khi gặp một nhãn hiệu mới hãy xem phía sau bao bì hoặc hỏi người bán “Giấy này xuất xứ ở đâu?”.

Chọn giấy in văn phòng theo tiêu chí chất lượng bản in

Khi lựa chọn giấy in văn phòng, điều quan trọng là đảm bảo chất lượng bản in – tức thành phẩm cuối cùng, như tài liệu, hợp đồng, báo cáo hay ấn phẩm nội bộ. Một bản in chất lượng cao giúp thông tin rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ lưu trữ. Các tiêu chí cần cân nhắc bao gồm:

1. Độ sắc nét của chữ và hình ảnh

Bản in cần hiển thị chữ rõ ràng, không lem mực, hình ảnh sắc nét và chi tiết. Đây là yếu tố quan trọng với hợp đồng, báo cáo hay tài liệu thuyết trình. Thường thì tiêu chí này liên quan đến máy in nhiều hơn, tuy nhiên không phải là không có liên hệ đến giấy in.

Trong cấu tạo máy in laser, có một khoảng cách tiếp xúc giữa mặt giấy in với trống in (drum) để truyền mực. Nếu giấy bị sần, bề mặt nhiều lồi lõm thì giấy cũng sẽ khó nhận được đủ nội dung từ trống in. Do vậy, chúng ta cần độ mịn bề mặt giấy tốt hơn để có được chất lượng nội dung chữ, ảnh sắc nét hơn.

2. Màu sắc và độ tương phản

Màu mực hoặc màu in phải đồng đều, dễ đọc, đảm bảo thông tin nổi bật nhưng không gây chói mắt. Loại giấy có độ trắng quá cao, bóng cũng không phải là điều tốt, bởi chúng phản xạ ánh sáng rất mạnh. Lượng ánh sáng phản xạ này có thể gây lóa, nhòe chữ khi đọc. Bạn cần cân nhắc tránh dùng giấy quá trắng, bóng để in các bảng biểu có nhiều số liệu tra cứu, chữ nhỏ. Chẳng hạn giấy in ik plus có độ trắng sáng rất cao.

3. Độ bền của bản in

Bản in trên giấy cần đảm bảo không bị ố vàng, bám mực tốt và giữ màu ổn định trong suốt quá trình lưu trữ hoặc vận chuyển. Trong quá trình sản xuất, giấy in thường được bổ sung nhiều loại phụ gia để cải thiện chất lượng; tuy nhiên, nếu nhà sản xuất pha trộn không chuẩn, giấy sẽ dễ bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ môi trường hoặc nhiệt độ cao từ bộ phận sấy của máy in, dẫn đến hiện tượng ố vàng.

Tiêu chí này rất khó đánh giá ngay khi mua mà cần được kiểm chứng qua quá trình sử dụng thực tế. Thông thường, giấy càng mịn thì khả năng bám mực càng cao. Khi quan sát bằng kính hiển vi, bạn sẽ thấy rõ bề mặt giấy có những vết rỗ nhỏ — càng ít vết lõm thì giấy càng chắc, bám mực tốt hơn và hạn chế bong tróc mực khi in ấn.

Trong các dòng sản phẩm hiện nay, giấy A4 Double A 80gsm được đánh giá là có độ mịn và chất lượng in ổn định hàng đầu, thường được người dùng lựa chọn để in các loại giấy tờ quan trọng như hợp đồng hoặc hồ sơ công ty.

4. Độ đồng đều giữa các lô in

Các bản in liên tiếp cần đảm bảo chất lượng ổn định, đặc biệt là khi in hợp đồng hoặc tài liệu gửi cho khách hàng – những loại giấy tờ đòi hỏi tính chuyên nghiệp và độ tin cậy cao. Giấy in phải có chất lượng đồng đều ở cả hai mặt cũng như giữa các tờ trong cùng một lô. Sự chênh lệch về độ trắng, độ dày hay độ mịn giữa các tờ giấy có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tính thẩm mỹ và uy tín của doanh nghiệp.

Trên thực tế, người dùng thường đánh giá thấp nếu trong cùng một xấp giấy mà độ trắng không đồng nhất đến mức có thể nhận ra bằng mắt thường. Do đó, yếu tố ổn định chất lượng giữa các lô hàng là tiêu chí quan trọng khi lựa chọn giấy in cho môi trường văn phòng chuyên nghiệp.

Các tiêu chí về chất lượng bản in chính là cơ sở để lựa chọn giấy in phù hợp. Ví dụ, những giấy tờ chỉ sử dụng tạm thời như bản nháp hay vé xe không đòi hỏi chất lượng in quá cao, vì vậy việc dùng giấy phổ thông sẽ hợp lý hơn, tiết kiệm hơn là dùng loại giấy cao cấp. Lưu ý rằng, loại mực in cũng ảnh hưởng đến chất lượng bản in cho dù chúng ta đang sử dụng loại giấy tốt nhất.

Chọn giấy in văn phòng phù hợp với các loại máy in và công nghệ in

Lựa chọn giấy in văn phòng không chỉ dựa vào xuất xứ hay giá cả mà còn phải xét đến tương thích với loại máy in và công nghệ in sử dụng. Việc chọn đúng loại giấy giúp bản in sắc nét, mực bám đều, giảm hỏng hóc máy và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần cân nhắc:

1. Loại máy in đang sử dụng

Máy in laser: Cần giấy có độ mịn cao, bề mặt không quá nhám để mực toner bám đều, hạn chế kẹt giấy và lem mực. Đa phần các dòng máy này chỉ in 1 lần cho 1 mặt giấy, muốn in mặt sau bạn phải đảo giấy thủ công. Nếu dùng giấy quá mỏng sẽ rất để in mặt 2 vì đã bị cong vênh trong lần in thứ 1. Các dòng máy nhỏ này đa phần hỗ trợ các loại giấy in a4 hoặc nhỏ hơn.

Máy in inkjet / phun mực: Giấy nên có khả năng thấm mực vừa phải, tránh lem màu, đồng thời giữ sắc nét của chữ và hình ảnh. Những dòng máy in này thường được thiết kế chuyên dụng cho việc in ảnh màu, vì vậy nên sử dụng loại giấy có độ trắng cao để hình ảnh lên màu tươi sáng và rõ nét hơn.

Tuy nhiên, không nên chọn giấy quá mỏng vì đặc tính thấm mực của giấy in phun có thể khiến bề mặt bị ẩm; khi mực khô, giấy dễ cong hoặc nhăn, làm giảm chất lượng bản in. Loại giấy có độ dày vừa phải sẽ giúp bản in phẳng, màu sắc chuẩn và bền hơn trong quá trình sử dụng.

Máy photocopy / đa chức năng / In hai mặt (duplex): Giấy in cần có độ dai và độ cứng phù hợp để chịu được tốc độ in cao liên tục, đặc biệt là khi in đảo hai mặt tự động mà không bị nhăn, cong hay kẹt giấy.

2. Định lượng giấy (gsm) phù hợp từng loại máy in

Máy in văn phòng mới thường dùng được nhiều định lượng giấy hơn nhưng giới hạn theo catalogue của nhà sản xuất. Với máy in laser để bàn mới Miuki khuyến cáo bên dùng định lượng tối thiểu là 70 gsm và giấy 80gsm cho máy cũ, còn dòng máy in phun cũng tương tự như vậy. Không nên dùng quá mỏng như định lượng 65 gsm, 52 gsm như ngoài tiệm photocopy vì sẽ khiến tình trạng kẹt giấy xảy ra thường xuyên hơn.

Với máy photocopy văn phòng hoặc công nghiệp có thể sử dụng các loại giấy photocopy mỏng hơn hoặc dày hơn định lượng 70 – 80 gsm một cách thoải mái hơn, có những dòng máy mới có thể in giấy rất mỏng 52 gsm hoặc dày lên đến 250 gsm.

Với các dòng máy in phun màu, nếu dùng giấy quá mỏng, kém chất lượng dễ xảy ra tình trạng giấy ướt mực cong vênh sau in hoặc lấm lem qua trang sau. Mặt khác, mặc dù cơ cấu truyền động của máy đơn giản nhưng vẫn có thể bị kẹt giấy. Lực ép từ trục tách giấy từng tờ trước khi cuốn vào sẽ làm cong hai mép góc giấy gây ra kẹt.

Việc lựa chọn giấy dựa trên loại máy in và công nghệ in sẽ giúp tối ưu chất lượng bản in, giảm lỗi máy, hạn chế kẹt giấy và tăng tuổi thọ máy in.

Chọn giấy in văn phòng phù hợp với từ loại giấy tờ, ấn phẩm

Không phải tất cả giấy in văn phòng đều phù hợp cho mọi loại tài liệu. Việc lựa chọn đúng loại giấy dựa trên mục đích sử dụng giúp bản in chuyên nghiệp, rõ ràng, đồng thời tiết kiệm chi phí. Dưới đây là hướng dẫn chọn giấy cho từng loại giấy tờ và ấn phẩm phổ biến:

1. Tài liệu nội bộ, báo cáo, văn bản hành chính

   • Yêu cầu: Bản in rõ chữ, tốc độ in nhanh, chi phí hợp lý.

   • Định lượng đề xuất: 70 – 80 gsm.

   • Nhãn hiệu gợi ý: Quality, giấy IK Plus, giấy Excel.

   • Lý do: Giấy mịn, dai vừa đủ, tương thích với máy laser và photocopy, giúp in số lượng lớn mà vẫn giữ chất lượng chữ.

2. Hợp đồng, văn bản quan trọng, văn bản lưu trữ lâu dài

   • Yêu cầu: Chữ sắc nét, bền màu, giấy dai, không nhăn, bản in ổn định khi photocopy hoặc lưu kho.

   • Định lượng đề xuất: 80 gsm.

   • Nhãn hiệu gợi ý: Giấy in A4 Double A hay IK Plus.

   • Lý do: Giấy cứng, độ mịn cao, bền màu, đảm bảo các bản hợp đồng, báo cáo quan trọng luôn chuyên nghiệp và sang trọng.

3. Tài liệu photocopy

   • Yêu cầu: Chịu tốc độ in cao, chi phí thấp, in hai mặt hiệu quả.

   • Định lượng đề xuất: 70 – 80 gsm.

   • Nhãn hiệu gợi ý: Quality, giấy Excel.

   • Lý do: Giấy dai, mịn, thích hợp cho máy photocopy và in hai mặt liên tục mà bản in vẫn đồng đều.

Chọn giấy in văn phòng theo giá

1. Sơ lược về giá thị trường

Thị trường giấy in văn phòng Việt Nam đang trải qua giai đoạn biến động mạnh về giá, chất lượng và sự cạnh tranh khốc liệt. Có thể chia làm ba nhóm chính: giấy sản xuất trong nước, giấy nhập khẩu và giấy trôi nổi – hàng giả, hàng nhái. Lưu ý rằng giá bán bên dưới đây thể hiện là giá khảo sát ở thời điểm hiện tại của bài viết và đều là giấy in giá sỉ, khi mua lẻ giá sẽ cao hơn. Ví dụ: giấy in excel A4 70 gsm, bạn có thể vừa xem giá bán lẻ vừa xem mức giá giảm khi mua nhiều – tại đây.

a. Giá giấy trong nước

Giấy in sản xuất trong nước hiện chiếm tỷ trọng lớn ở phân khúc phổ thông, nhờ tận dụng được nguồn nguyên liệu nội địa và chi phí vận chuyển thấp, nên giá thành khá ổn định. Trung bình, giá giấy A4 70gsm dao động khoảng 45.000 – 65.000đ/ram tùy thương hiệu.

Một số nhà máy lớn như Bãi Bằng, An Hòa hoặc các thương hiệu OEM nội địa cung cấp sản phẩm có chất lượng đồng đều, đáp ứng tốt nhu cầu in ấn tại văn phòng, trường học, tiệm photocopy. Tuy vậy, giấy nội địa vẫn còn hạn chế về độ trắng, độ mịn và độ bền sợi giấy so với giấy nhập khẩu.

b. Giá giấy nhập khẩu

Nhóm giấy nhập, điển hình như giá giấy in a4 IK Plus, Double A, PaperOne, thường có giá cao hơn 10–20% so với hàng trong nước, dao động từ 55.000 – 75.000đ/ram tùy nguồn nhập và định lượng gsm. Ưu điểm của giấy nhập khẩu là chất lượng ổn định, độ trắng đạt chuẩn ISO, in 2 mặt không lem mực, đặc biệt phù hợp cho các dòng máy in tốc độ cao hoặc in màu.

Tuy nhiên, do ảnh hưởng của tỷ giá và chi phí vận chuyển quốc tế, giá giấy nhập khẩu thường biến động theo thời điểm, đặc biệt khi nguồn cung từ Indonesia hoặc Thái Lan bị gián đoạn. Giá giấy nhập khẩu tại Việt Nam chịu ảnh hưởng trực tiếp từ biến động của tỷ giá USD/VND.

Phần lớn giấy in văn phòng như Excel, Double A, PaperOne, IK Plus được nhập từ Indonesia, Thái Lan, Malaysia và giao dịch bằng đồng đô la Mỹ. Khi tỷ giá USD tăng, chi phí nhập khẩu cũng tăng theo, khiến giá bán lẻ trong nước phải điều chỉnh để bù đắp phần chênh lệch này.

Ví dụ, khi đồng đô la Mỹ tăng 2–3%, giá giấy nhập khẩu thường sẽ tăng tương ứng từ 1.000–2.000 đồng mỗi ram, do nhà nhập khẩu phải thanh toán với mức ngoại tệ cao hơn, cộng thêm chi phí vận chuyển và thuế nhập khẩu. Ngược lại, khi USD giảm hoặc ổn định, giá giấy nhập có thể duy trì hoặc điều chỉnh nhẹ để kích cầu thị trường.

Điều này khiến giá giấy nhập khẩu biến động theo chu kỳ kinh tế toàn cầu, không chỉ phụ thuộc vào nguồn cung – cầu trong nước mà còn gắn liền với chính sách tiền tệ, lãi suất và tình hình thương mại quốc tế. Chính vì thế, các đại lý và doanh nghiệp in ấn thường theo dõi sát tỷ giá USD để dự đoán xu hướng giá giấy trong từng quý, giúp chủ động hơn trong việc đặt hàng và cân đối chi phí tồn kho.

Theo Miuki quan sát thấy rằng nửa đầu năm (sau tết nguyên đán) giá giấy thường giảm, bạn cần có kế hoạch mua nhiều vào thời điểm này. Một số trường hợp khác giá đô la tăng nhưng giá giấy nhập không tăng là do đại lý, nhà cung cấp họ đang bán hàng tồn kho hoặc ngược lại. Đây cũng là lí do giá giấy hàng tháng dao động nên ít nhà cung cấp sỉ niêm yết công khai, khi bạn yêu cầu báo giá họ sẽ cập nhật lại.

c. Hàng giả, hàng nhái và ma trận giá rẻ

Vấn đề đáng lo ngại nhất hiện nay là hàng giả, hàng nhái thương hiệu nổi tiếng. Nhiều sản phẩm mang nhãn “Excel”, “Double A”, hay “PaperOne” nhưng ruột giấy bên trong hoàn toàn khác nguồn gốc. Bao bì được in lại rất tinh vi, khiến người tiêu dùng khó nhận biết. Những loại giấy này có giá rẻ bất thường, chỉ từ 35.000 – 40.000đ/ram, nhưng độ dày và độ trắng kém, dễ gây kẹt giấy, mờ mực hoặc lem bẩn trống máy in.

Sản phẩm có giá trị càng cao thì càng dễ bị làm giả, chẳng hạn có một thương vụ ngày 11/11/2011 liên quan đến nhãn hiệu giấy cao cấp Double A. Đó là, “Công ty TNHH Double A 1991 cho biết Thailand Double A Manufactures không tồn tại theo Pháp luật Thái Lan và đang thực hiện hành vi lừa đảo.” trích nguồn – Báo Chính Phủ – xem thêm.

2. Mẹo chọn mua giấy in văn phòng theo giá

Tuy Miuki luôn khuyến cáo rằng việc chọn giấy in văn phòng không nên chỉ dựa vào giá bán, nhưng nếu không chia sẻ thêm kinh nghiệm so sánh giá giấy in thì quả thật sẽ là một thiếu sót, đúng không? Sau khi bạn đã nắm rõ các tiêu chí lựa chọn ở phần trên và chọn được một vài nhà cung cấp uy tín, thì bước tiếp theo chính là so sánh giá.

• Trọng lượng giấy khá nặng, phí vận chuyển cao và thời gian giao hàng sẽ lâu hơn; Giả sử so sánh Giấy in Excel A4 70gsm 500 tờ, mua 10 xấp để được giá chiết khấu, bạn có thể lập bảng so sánh sau:

Nhận xét: Dù giá của nhà cung cấp C có cao hơn đôi chút, nhưng nếu giao hàng nhanh và đúng hẹn, đây vẫn là lựa chọn đáng cân nhắc để tránh gián đoạn công việc. Bạn không nên quá chú trọng vài đồng chênh lệch, vì thời gian cũng là chi phí – trừ khi mua số lượng lớn để kinh doanh. Thực tế, mức giá của nhà cung cấp C chỉ là giá lẻ cho đơn nhỏ, còn khi mua từ 10 xấp trở lên, bạn sẽ được chiết khấu tốt hơn nhờ cạnh tranh giữa các đại lý và nhà phân phối. xem chi tiết

Miuki từng chứng kiến không ít trường hợp các sếp tự mình xuống chợ Lớn tìm nơi bán giấy a4 giá rẻ tphcm và văn phòng phẩm, trong khi tổng giá trị hóa đơn tại cửa hàng gần công ty chỉ chênh khoảng 300.000đ cho đơn 3 triệu đồng – tương đương lợi nhuận gộp 10%. Điều đáng suy ngẫm là: “Nếu tính công lao động, thì bản thân sếp sẽ mất bao nhiêu thời gian và tiền bạc để làm việc đó, 300.000 chăng?”

Thực tế, người không chuyên thường mất cả ngày di chuyển, chưa kể đến việc phải đổi trả hàng khi mua nhầm hoặc không đạt chất lượng mong muốn. Ngoài vật giá, hãy luôn cân nhắc giá trị thời gian khi mua sắm.

• Việc mua giấy nhập khẩu vào những thời điểm đồng đô la giảm giá là một chiến lược thông minh, nhưng đòi hỏi sự nhạy bén trong quan sát thị trường và khả năng chuẩn bị tài chính tốt. Bộ phận kế toán, nhân sự và quản kho nên thường xuyên theo dõi biến động tỷ giá để kịp thời tham mưu cho ban lãnh đạo, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mua hàng.
• Đối với giấy in sản xuất trong nước, mức giá thường ổn định hơn so với hàng nhập khẩu, miễn là chất lượng không bị cắt giảm. Tuy nhiên, trên thị trường vẫn có trường hợp giảm giá bằng cách hạ chất lượng sản phẩm, chẳng hạn như số lượng tờ trong một xấp không đủ (chỉ có 400, 450 thay vì 500 tờ) hoặc định lượng thực tế thấp hơn danh nghĩa — ví dụ ghi 70gsm nhưng thực tế chỉ khoảng 68gsm, hoặc ghi 80gsm nhưng thực tế chỉ đạt 72–76gsm.

Kết luận

Trên đây, Miuki đã chia sẻ những kiến thức và kinh nghiệm thực tế xoay quanh 5 cách lựa chọn giấy in văn phòng tiết kiệm và hiệu quả. Mỗi loại giấy đều có đặc tính riêng, phù hợp với từng mục đích sử dụng như in tài liệu nội bộ, hợp đồng, biểu mẫu hay giấy tờ trình ký. Việc lựa chọn đúng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo chất lượng in rõ nét, bền màu và chuyên nghiệp hơn trong công việc hằng ngày.

Tuy nhiên, kinh nghiệm chọn giấy tốt nhất vẫn đến từ sự trải nghiệm thực tế của chính bạn. Trong quá trình sử dụng, có thể bạn sẽ phát hiện ra một số thương hiệu, định lượng hay dòng giấy mang lại hiệu quả vượt trội so với dự kiến ban đầu.

Miuki rất mong nhận được những ý kiến góp ý, đánh giá hoặc chia sẻ trải nghiệm cá nhân của bạn ngay bên dưới phần bình luận. Sự tương tác của bạn sẽ giúp bài viết ngày càng phong phú, cập nhật và hữu ích hơn, đồng thời giúp nhiều người dùng khác có thêm thông tin lựa chọn loại giấy phù hợp, tiết kiệm và chất lượng nhất.

Câu hỏi thường gặp: