4 Nhóm Văn Phòng Phẩm Theo Chức Năng Công Việc

(Cập nhật:17/08/2025)

Trong môi trường làm việc hoặc học tập, văn phòng phẩm không chỉ là những vật dụng hỗ trợ ghi chép hay lưu trữ hồ sơ,…, mà còn góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả, tổ chức công việc khoa học và tạo hình ảnh chuyên nghiệp. Để dễ dàng quản lý, lựa chọn và sử dụng hợp lý, chúng ta có thể phân loại 4 nhóm văn phòng phẩm theo chức năng công việc. Cách phân loại này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn tối ưu chi phí mua sắm.

4 Nhóm Văn Phòng Phẩm Theo Chức Năng Công Việc

Nhóm Dụng Cụ Viết & Đánh Dấu

Trong mọi môi trường làm việc hay học tập, dụng cụ viết là nhóm văn phòng phẩm xuất hiện nhiều nhất và được sử dụng hàng ngày. Đây là những vật dụng cơ bản giúp ghi chép thông tin, ký kết văn bản và làm nổi bật nội dung quan trọng. Việc lựa chọn đúng loại bút, mực và dụng cụ đánh dấu không chỉ giúp công việc diễn ra trôi chảy mà còn tạo nên phong cách chuyên nghiệp cho người sử dụng.

Mục đích

Ghi chép: Ghi lại thông tin trong cuộc họp, lớp học hoặc khi làm việc cá nhân.
Ký duyệt: Hoàn thiện các tài liệu, hợp đồng, chứng từ.
Đánh dấu nội dung quan trọng: Giúp dễ dàng rà soát và ghi nhớ thông tin trong tài liệu.

Chủng loại tiêu biểu & công dụng

1. Bút bi (màu xanh, đen, đỏ)

Loại bút phổ biến nhất, được sử dụng rộng rãi từ trường học đến văn phòng.
Xanh: Ghi chép thông tin hàng ngày.
Đen: Ký văn bản (tùy tiêu chuẩn một số nơi), hồ sơ pháp lý.
Đỏ: Chỉnh sửa, đánh dấu điểm quan trọng.
Ưu điểm: Giá rẻ, bền, mực khô nhanh, ít lem.

2. Bút chì

Thích hợp cho ghi nháp, vẽ kỹ thuật, phác thảo ý tưởng.
Có loại bút chì gỗ, bút chì kim (mechanical pencil), bút chì bấm 2mm
Dễ dàng tẩy xóa, tiết kiệm chi phí khi cần chỉnh sửa nhiều.

3. Bút dạ quang (Highlighter)

Mực sáng, nổi bật, giúp đánh dấu thông tin quan trọng trong sách, báo cáo.
Nhiều màu: vàng, hồng, cam, xanh lá… giúp phân loại thông tin dễ dàng.

4. Bút lông bảng / Bút dầu

Viết trên bảng trắng, bảng mica hoặc các bề mặt không thấm nước.
Bút dầu còn dùng để ghi chú trên bìa nhựa, CD/DVD, hoặc gói hàng.

5. Bút gel / Bút nước

Nét viết mượt, đậm, phù hợp với văn bản cần tính thẩm mỹ cao như thư tay, thiệp mời.
Màu mực đa dạng, có thể chống phai, chống lem.

6. Bút xóa

Sửa lỗi nhanh, tiện dụng khi viết sai.
Có dạng nước xóa và bút xóa kéo (giúp sửa sạch mà không cần chờ khô lâu).

7. Bút máy

Công dụng: Ký tên sang trọng, viết thư tay, luyện chữ đẹp.
Ưu điểm: Nét mực mềm mại, sang trọng.
Nhược điểm: Cần thay mực định kỳ, dễ lem khi gặp nước.

8. Bút vẽ kỹ thuật & Bút màu

Bút vẽ kỹ thuật: Dành cho kiến trúc sư, kỹ sư, họa viên.
Bút màu: Sử dụng trong vẽ tranh, làm thủ công, trình bày báo cáo.

9. Thước kẻ

Công dụng: Đo và vẽ đường thẳng, hỗ trợ trình bày bảng biểu.
Loại phổ biến: Thước nhựa, thước kim loại, thước dẻo.

10. Tẩy & Chuốt chì

Tẩy: Xóa vết bút chì mà không làm rách giấy.
Chuốt chì: Gọt nhọn đầu bút chì để viết hoặc vẽ mảnh hơn.

Lợi ích khi phân loại riêng nhóm này

Tiết kiệm chi phí: Tránh mua dư thừa hoặc mua sai loại bút không phù hợp.
Tăng hiệu suất làm việc: Mỗi loại bút phục vụ đúng nhu cầu, giảm thời gian tìm kiếm.
Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp: Việc dùng bút chất lượng, đúng mục đích giúp tài liệu gọn gàng, dễ đọc và tạo thiện cảm.

💡 Mẹo chọn mua:

Văn phòng: Ưu tiên bút bi và bút dạ quang chất lượng cao để tránh chảy mực, hỏng giấy.
Học sinh, sinh viên: Cần đủ bút bi, bút chì, bút xóa và bút dạ quang cho ghi chú.
Ngành sáng tạo / kỹ thuật: Nên bổ sung bút gel, bút dầu và bút kỹ thuật để phục vụ công việc đặc thù.

Nhóm Dụng Cụ Sắp Xếp & Lưu Trữ

Mục đích:

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc tổ chức và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ khoa học không chỉ giúp tiết kiệm diện tích văn phòng mà còn nâng cao hiệu quả tìm kiếm, xử lý công việc. Các sản phẩm thuộc nhóm văn phòng phẩm lưu trữ giúp bạn bảo quản tài liệu tránh thất lạc, hư hỏng và giữ bàn làm việc luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.

Các chủng loại tiêu biểu & công dụng:

1. Bìa hồ sơ (bìa còng, bìa lá, bìa hộp, bìa nút …)

Công dụng: Phân loại hồ sơ theo từng dự án, khách hàng hoặc mốc thời gian.
Ưu điểm: Chắc chắn, dễ ghi nhãn, thuận tiện khi cần lấy ra hoặc cất vào.
Ứng dụng: Lý tưởng cho các doanh nghiệp cần lưu trữ hợp đồng, chứng từ, bản vẽ.

2. Túi đựng tài liệu

Công dụng: Giúp bảo vệ giấy tờ khỏi ẩm mốc, bụi bẩn và nhàu nát khi di chuyển.
Chất liệu: Nhựa PP, PVC trong suốt hoặc màu, tùy nhu cầu.
Ứng dụng: Thích hợp khi mang tài liệu ra ngoài, tham dự cuộc họp hoặc hội thảo.

3. Kẹp giấy / Kẹp bướm

Công dụng: Giữ chặt nhiều tờ giấy với nhau, dễ tháo rời khi cần chỉnh sửa.
Ưu điểm: Không làm rách hoặc thủng giấy như ghim bấm.
Kích thước: Đa dạng, phù hợp cho nhiều loại tài liệu.

4. Dập ghim & Ghim bấm

Công dụng: Đóng tài liệu cố định, giúp tập hồ sơ gọn gàng.
Lưu ý: Nên chọn ghim phù hợp kích cỡ dập ghim để tránh kẹt máy.

5. Dập lỗ

Công dụng: Tạo lỗ trên giấy để đưa vào bìa còng.
Ứng dụng: Hữu ích khi cần lưu trữ lâu dài các tài liệu thường xuyên sử dụng.

6. Kệ / Hộp đựng tài liệu

Công dụng: Giữ tài liệu thẳng đứng, tránh cong vênh.
Ưu điểm: Dễ phân loại theo từng mảng công việc, tiết kiệm không gian bàn làm việc.

7. Phân trang / Tệp chia trang

Công dụng: Giúp tách các phần trong tập tài liệu dày, hỗ trợ tra cứu nhanh.
Ứng dụng: Rất hữu ích trong các báo cáo, giáo trình hoặc sổ tay hướng dẫn.

8. Ống đựng bản vẽ

Công dụng: Bảo vệ bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ lớn khỏi gấp, rách hoặc ẩm mốc.
Ứng dụng: Phổ biến trong ngành xây dựng, thiết kế, in ấn.

Mẹo sử dụng hiệu quả:

Gắn nhãn hoặc đánh số lên bìa, hộp và kệ tài liệu để tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
Sử dụng túi hoặc bìa nhựa trong cho các giấy tờ cần xem thường xuyên để tránh hư hại.
Nên phân loại hồ sơ theo màu sắc bìa để trực quan hơn khi tìm kiếm.
Với các tài liệu quan trọng, nên lưu thêm bản số hóa trên máy tính hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.

Nhóm Dụng Cụ Cắt & Dán

Mục đích sử dụng:

Đây là nhóm văn phòng phẩm tuy nhỏ gọn nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong xử lý tài liệu, đóng gói, làm thủ công. Từ việc cắt gọt các tờ giấy, bìa hồ sơ, đến việc cố định, dán ghép các tài liệu hoặc sản phẩm, nhóm dụng cụ cắt & dán luôn hiện diện trong hầu hết các văn phòng, trường học, cửa hàng và hộ gia đình.

Các chủng loại tiêu biểu & công dụng

1. Kéo

Công dụng: Cắt giấy in, bìa mỏng, dây ruy băng, hoặc vật liệu mềm khác.
Ứng dụng phổ biến: Cắt tài liệu thừa, ảnh, tạo hình trong dự án thủ công hoặc đóng gói quà tặng.
Lưu ý chọn mua: Ưu tiên kéo thép không gỉ, tay cầm bọc nhựa êm ái để tránh đau tay khi sử dụng lâu.

2. Dao rọc giấy (cutter)

Công dụng: Cắt giấy, bìa cứng, bìa carton, hoặc mở hộp nhanh chóng.
Ưu điểm: Lưỡi dao sắc bén, dễ thay thế, cắt đường thẳng chính xác hơn so với kéo.
Mẹo dùng an toàn: Luôn rút lưỡi dao sau khi sử dụng, tránh để gần trẻ em.

3. Băng dính

Công dụng: Dán tạm thời tài liệu, cố định bao bì, dán phong bì hoặc bọc gói hàng.
Phân loại: Băng dính trong (dán tài liệu, bao bì nhẹ), băng dính đục (đóng gói hàng nặng), băng dính giấy (ghi chú).
Tính tiện lợi: Dễ xé, bám dính tốt, gọn nhẹ.

4. Keo dán

Công dụng: Liên kết vật liệu bền hơn như giấy bìa, vải, gỗ mỏng, nhựa.
Phân loại: Keo nước (dán giấy, thủ công), keo khô (gọn, không lem), keo sữa (dùng cho mỹ thuật), keo silicon (cố định chắc chắn hơn).
Ứng dụng: Sửa chữa nhanh đồ dùng, làm đồ thủ công, tạo mô hình.

Lợi ích nổi bật

Đa năng: Sử dụng linh hoạt từ môi trường văn phòng, lớp học, cửa hàng đến gia đình.
Tiện dụng: Giúp xử lý tình huống nhanh chóng khi cần chỉnh sửa tài liệu hoặc đóng gói hàng.
Giá thành hợp lý: Các sản phẩm trong nhóm này thường rẻ, dễ mua và thay thế.
Tăng tính chuyên nghiệp: Giúp tài liệu, sản phẩm đóng gói gọn gàng, đẹp mắt, nâng cao hình ảnh thương hiệu.

Mẹo sử dụng & bảo quản:

Luôn có một bộ dụng cụ cắt & dán dự phòng trong ngăn bàn hoặc tủ văn phòng.
Bảo quản kéo và dao rọc giấy ở nơi khô ráo, tránh bị gỉ.
Đối với băng dính và keo, tránh để ở nơi có nhiệt độ cao để đảm bảo độ bám dính.

Nhóm Thiết Bị & Vật Dụng Hỗ Trợ Khác

Mục đích:

Nhóm văn phòng phẩm này tuy không trực tiếp tham gia vào quá trình ghi chép hay in ấn, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất công việc, hỗ trợ các tác vụ chuyên biệt và duy trì sự gọn gàng, khoa học tại nơi làm việc. Việc trang bị đúng dụng cụ, thiết bị không chỉ giúp công việc diễn ra thuận lợi mà còn đảm bảo sự an toàn thông tin và tiện lợi cho nhân viên.

Chủng loại tiêu biểu & công dụng chi tiết:

1. Máy tính cầm tay

Dùng cho các phép tính nhanh trong kế toán, tài chính, kiểm kê hoặc tính toán số liệu ngay tại bàn làm việc.
Loại phổ biến gồm máy tính bỏ túi và máy tính để bàn có màn hình lớn, phím bấm êm, hiển thị rõ ràng.
Giúp tiết kiệm thời gian so với tính thủ công, đặc biệt khi cần xử lý nhiều số liệu.

2. Máy hủy tài liệu

Công cụ quan trọng giúp bảo mật thông tin, đặc biệt đối với hợp đồng, chứng từ, báo cáo tài chính hoặc giấy tờ chứa dữ liệu nhạy cảm.
Có nhiều loại từ hủy sợi tới hủy vụn siêu nhỏ, tùy theo mức độ bảo mật mong muốn.
Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định bảo vệ thông tin và tránh rò rỉ dữ liệu.

3. Con dấu & Mực dấu

Dùng để xác nhận văn bản, hợp đồng, chứng từ, hóa đơn.
Mực dấu chất lượng giúp nét in rõ ràng, không bị lem, tăng tính chuyên nghiệp cho tài liệu.
Có nhiều loại dấu: dấu tròn công ty, dấu chức danh, dấu ngày tháng.

4. Thước kẻ (thẳng, vuông, cuộn)

Dùng trong đo đạc, thiết kế bản vẽ kỹ thuật, hoặc cắt giấy chính xác.
Thước cuộn và thước vuông thường được sử dụng nhiều trong xây dựng, kiến trúc; thước thẳng phù hợp với công việc văn phòng thường ngày.

5. Bảng kẹp giấy (Clipboard)

Hữu ích cho các công việc cần ghi chép di động, họp nhóm ngoài văn phòng, hoặc làm việc tại kho hàng.
Giúp cố định giấy tờ, thuận tiện khi di chuyển và vẫn giữ được tính gọn gàng.

6. Hộp đựng bút / Đồ dùng văn phòng

Giúp sắp xếp gọn gàng các loại bút, kéo, dao rọc giấy và các vật dụng nhỏ khác.
Giúp bàn làm việc ngăn nắp, dễ tìm kiếm và tiết kiệm thời gian.

7. Ổ cắm điện mở rộng

Cung cấp nguồn điện cho nhiều thiết bị cùng lúc như máy in, máy tính, điện thoại, đèn bàn.
Nên chọn loại có công tắc riêng từng ổ và tính năng chống quá tải, chống cháy nổ để đảm bảo an toàn.

8. Đồ dùng vệ sinh bảng

Giữ bảng trắng, bảng từ luôn sạch sẽ, giúp nội dung hiển thị rõ ràng trong các buổi họp.
Bao gồm bông lau bảng, dung dịch tẩy rửa chuyên dụng.

Gợi ý sử dụng hiệu quả:

Chọn thiết bị từ thương hiệu uy tín để đảm bảo độ bền và an toàn, đặc biệt với máy hủy tài liệu và ổ cắm điện.
Bố trí thiết bị hợp lý để tối ưu không gian làm việc, tránh gây vướng víu.
Bảo dưỡng định kỳ cho các thiết bị cơ khí và điện tử nhằm kéo dài tuổi thọ và giảm nguy cơ hỏng hóc.
Huấn luyện nhân viên sử dụng đúng cách đối với các thiết bị có tính đặc thù như máy hủy tài liệu hoặc ổ cắm điện chống giật.

Kết luận & Lời khuyên

Với 4 Nhóm Văn Phòng Phẩm Theo Chức Năng Công Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn nâng cao hiệu quả làm việc và tạo sự chuyên nghiệp cho môi trường văn phòng, trường học. Khi mua, hãy ưu tiên sản phẩm chất lượng và nhà cung cấp uy tín để đảm bảo sử dụng lâu dài.

Bạn đang tìm nơi cung cấp văn phòng phẩm giá tốt với đầy đủ danh mục từ bút viết, giấy tờ, đến thiết bị hỗ trợ? Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và báo giá nhanh chóng.
📞 Gọi ngay 0378 399 405 hoặc 💌 Gửi yêu cầu báo giá